本記事では書類や紙類をすっきりと整理する方法や管理のコツについてお伝えしています。
なにかと雑多になりがちな郵便物やチラシ、プリントや書類などの紙物。
必要な時にすぐに確認でき、散らかって見えないよう保管するためにはいくつかポイントがあります。
不要な書類を処分する際の注意点や、まとめて処分する方法もお伝えしますので参考にしてください。
不要な書類を溜め込まないための片付けのポイント
書類や紙を整理するには、余計な紙や書類は溜め込まないことがとても重要です。
片付けのポイントや処分ルールについてまとめました。
郵便物やチラシは玄関先で仕分け
お家にある書類や紙類の中で、乱雑になりやすいのが郵便物やチラシなど外から入ってくるものです。
また外出時に受け取ったカタログやパンフレット、フライヤーなどの紙類も、雑多になりがちなアイテム。
こうした書類や紙類は、できる限り家に持ち込まないよう工夫をすると格段に整理しやすくなります。
玄関先に紙類処分専用の紙袋やBOXを用意しておき、不要と判断した書類や紙類は玄関先で分別してしまいましょう。
この段階でざっくりと分別しておくだけで、家の中に持ち込む不要な書類の数を格段に減らせるのです。
封筒に入った書類は即時開封
手元にある書類はできるだけ早く処理することも非常に重要です。
未開封の郵便物などはついつい後回しにしてしまいがちですが、届いたらすぐにでも開封して中身を確認しましょう。
普段なかなか時間が取れない場合は、「未開封」「処理待ち」「一時保管」などジャンル分けする前の工程用にボックスを用意しておくのもひとつの手です。
生活スタイルにあわせて、無理なくできる分別方法を見つけ出しましょう。
目的や行動（ジャンル）別に簡易的に分類する
書類の目的にそって次の行動がとりやすいよう、ざっくりと分類しておきます。
この段階ではきっちりと整理する必要はありません。
- あとで内容を確認する書類（一時保管）
- 支払が必要な書類
- 提出や返送が必要な書類
- 連絡が必要な書類
- スキャンすべき書類
- ファイリングする書類
分類内容は自身の普段の生活や書類のジャンル位に応じて決めると、処理もスムーズです。
クリアファイルやドキュメントファイル、ファイルボックスなどを活用し、分類ごとにラベリングをして仕分ける方法がおすすめ。
時間をかけず直感的にざっくりと仕分けておきましょう。
この段階できっちりとやろうとすると長続きしませんし、面倒になってしまいます。
あくまでも一時的な仕分けとなりますので、できるだけ悩まず手軽に仕分けられるよう動線なども工夫するとよいでしょう。
判断に迷う書類は一時保管ボックスへ
「支払用」「提出用」「保管用」…などなど。
書類をジャンルごとに仕分けておくと、あとあとの処理をスムーズにしてくれます。
ですがなかにはどのジャンルに分類すべきかわからないものや、不要だけどすぐに捨てるのは少し不安といった紙物もあります。
たとえば子どものテスト用紙やなど、取っておく必要はないけれどすぐに処分するには忍びないと感じる紙類もあるでしょう。
このように一定期間を経て処分する紙や書類や処分すべきか判断に迷うような書類、ジャンルがはっきりしない紙物は、一時保管ボックスなどに保管しておくと便利です。
処分する期限をあらかじめきめておき、期限が来たら中身をざっと確認してから処分すればOKです。
この段階で必要だと感じたものや分類がはっきりするような書類があれば、仕分けフォルダやボックスに移動させます。
ペーパーレス化できる書類は積極的に電子化
学校のお便りなど紙で保管しておく必要のないものなどは、スキャンをして電子化しておくのがおすすめです。
電子化できるものはどんどんスキャンをしてペーパーレス化を図りましょう。
画像やPDFファイルなどで保存しておくと、外出先でも確認しやすくなるほか、家族間での共有もスムーズになります。
電子化した書類をオンライン上で分類して管理できるようなアプリもたくさんありますので、上手に活用しましょう。
目的に応じて使いやすく整理し扱いやすい場所で保管
種類別にラベリングしたファイルボックスを複数用意し、その中に処理状況別のファイルを入れるような形で保管しておくと管理や処理がスムーズになります。
長期保管すべきと判断したものは探し出しやすい状態に、処理が必要な物は取り出しやすい状態にして整理保管します。
生活動線などを考慮し、リビングの一角やリビング周辺のパントリーなどに保管する方も多いです。
書類の処理がしやすいよう、テーブルなどが近くにある場所などもおすすめです。
すっきり整理できる書類や紙のファイリングのコツ
書類を保管する際は、単に「取っておく」だけだといつしかごちゃごちゃになり散らかる原因となります。
必要な時にパッと探せて確認できるようにしておくことが、書類を片付け整理するコツです。
書類を保管する際は、処理方法に応じてクリアファイルやドキュメントファイルなどを使ってファイリングします。
さらにフォルダボックスなどを活用し、処理内容別に整理すると、全体的に統一感をもたせて保管できます。
一目でわかるようラベリングは必須
ファイルは用途やジャンルに分けて、ラベリングしておくと便利です。
ラベリングしておくことで保管した書類を探し出しやすくできるほか、書類をしまう際も迷わずに済みます。
ファイルに直接ラベリングするのもよいですし、プラ製のインデックスシートなどをファイルに差し込む方法もおすすめです。
どの角度から書類をチェックするのかに応じて、見やすく管理しやすい方法を模索するとよいでしょう。
処理が必要な書類は取り出しやすい状態に
支払書や記入後に返送が求められるような書類は、スムーズに処理できるよう取り出しやすい状態で保管しておくのがコツです。
完全にファイリングして保管してしまうと、処理漏れがある際にも気が付きにくくなってしまいます。
たとえばラベリングしたクリアファイルや、透明なドキュメントファイルダなど、閉じた状態ではないファイルを活用すると便利です。
最終的に処理をして空にするための保管場所ですので、出し入れしやすく見通しやすいファイルを使用するのがベストです。
説明書や保証書などは丈夫なタイプのファイルを活用
家電製品などについてくる取扱説明書など、ある程度の重さのある書類を保管する際は、重さに耐えられるしっかりとした素材のファイルを選びましょう。
薄手のファイルだと重さに耐えられずにへたってしまうため、立てて保管するのがむずかしくなります。
最近は製品メーカーのサイトなどで取扱説明書の閲覧ができるケースも増えてきました。
オンラインやPDFファイルなどで確認できる取扱説明書などは、紙で保管しないことなども検討しましょう。
ファイルのサイズや色は揃えた方がすっきり見える
書類は一か所にまとめて保管しておくと便利です。
保管の際はすっきりと片付いて見えるよう、見た目をそろえておくとよいでしょう。
同じサイズと色のフォルダボックスを複数用意し、大枠の見た目をそろえてまとめる整理方法は、多くのかたが取り入れている整理テクニックです。
フォルダボックス自体にもラベリングをしておくことで、整理整頓の際も迷わずスムーズに片付けられます。
書類を処分する際は個人情報の取り扱いに注意
不要な書類を処分する際は、個人情報の扱いに十分注意が必要です。
住所が記載されている封筒や役所からの書類、契約書類など個人情報が記載されている書類などは、そのまま捨ててしまうのは危険です。
処分した人のことが特定できるような情報が記載されている書類は、情報が読み取れないようシュレッダーなどで細かく裁断してから処分するようにしましょう。
書類が少ない場合は、紙を細かく裁断できる「シュレッダーはさみ」を活用すると手軽で便利です。
住所のみ見えないようにするだけであれば、「個人情報保護スタンプ」などの活用もおすすめです。
玄関先の処分専用ボックスと一緒においておけば、届いたタイミングで処理もできます。
紙書類をまとめて処分する方法は？
不要な紙類は、自治体の「紙ゴミ（雑紙）」や「資源ゴミ」として処分するのが一般的です。
しかし引っ越しや大掃除などで大量に紙類の処分が必要となる場合は、ゴミの日にまとめて出すのがむずかしいというケースもあるでしょう。
また自宅などで事業を行っている場合やテレワークをしている場合などでは、お客様とやり取りで使用した書類や資料などが大量に出る場合もあります。
こうした事業に伴う紙ゴミは産業廃棄物にあたるため、地域のゴミ収集には出せない決まりとなっています。
また仕事上の情報を含むため、処分する際には機密情報の取り扱いにも注意が必要です。
このような書類をまとめて処分する場合は、専門の業者に回収処分を依頼することが可能です。
個人を対象に機密文書の融解サービスなどを行っている会社も多数あります。
たとえば大手運送会社のヤマト運輸などでは、個人を対象に重要文書の回収と溶解処理を行ってくれるサービスを提供しています。
また不用品回収業者などでも、機密文書を専門に回収処分するサービスを提供しているところもありますので、不用品処分などと合わせて依頼するのもおすすめです。
このようなサービスを利用する際は、適切に処理がされたことを証明する書類を発行してくれる業者を選ぶようにしましょう。
大量の紙や書類の処分は不用品なんでも回収団へお任せ
「不用品なんでも回収団」では、事業ゴミや産業廃棄物のの回収や処分に対応している不用品回収業者です。
事業に伴う書類や紙ゴミ（シュレッダーくず）などもまとめて回収し、適切な方法で処分・処理が行えます。
もちろん一般のご家庭から出る大量の紙や書類なども回収いたします。
お部屋まで引き取りに伺いますので、重くて運ぶのが困難な書類でも安心してお任せいただけます。
ご相談や事前お見積りは完全無料！いつでも遠慮なくご相談ください。
